Consells per a realitzar un Esdeveniment Híbrid

Si estàs pensant en realitzar un Esdeveniment Híbrid , aquests consells poden ser de gran ajuda:

 

Esdeveniment Híbrid

Un esdeveniment presencial és aquell que té lloc en un espai físic i el públic assisteix presencialment. Pel contrari, un Esdeveniment Virtual es realitza en línia i l'audiència està en línia de forma virtual. Un Esdeveniment Híbrid és la combinació d'ambdós, amb ponents i assistents de forma presencial, però també de manera virtual. 

 

Disseny gràfic de l'esdeveniment

És important personalitzar estèticament l'esdeveniment, amb una colorimetria i uns gràfics acords a la imatge de l'esdeveniment, el patrocinador o la línia corporativa de l'empresa organitzadora. Això s'aconsegueix mitjançant el disseny gràfic de les cartes d'inici, les ponències, les pauses del cafè, els descansos, i fins i tot consignant la mateixa línia estètica als punts de poder mitjançant plantilles prèviament facilitades a aquests. Un disseny cuidat i homogeni, aporta una línia estètica professional a l'esdeveniment. 

 

Patrocini

Molts esdeveniments virtuals solen estar patrocinats per empreses. És per això que durant la preproducció s'elaboren carteles, o continguts en vídeo per llançar entre intervencions i publicitar l'empresa que esponsoritza l'esdeveniment (cortinetes). També s'utilitza la “mosca”, que és el terme que s'utilitza a la televisió per referir-se al logotip que apareix en una cantonada de la pantalla, i que pot ubicar-se a dalt, avall, esquerra o dreta, depenent de l'estètica o de la no interferència visual en els continguts. 

 

Ponències híbrides

Els ponents poden assistir de forma presencial, però també de forma virtual. Cada vegada existeixen menys limitacions en la participació dels ponents en línia, facilitant l'emissió dels seus continguts, la seva traducció simultània o la seva interactuació. 

 

Traducció simultània

Mitjançant les connexions en directe, els ponents participen en l'esdeveniment des de múltiples localitzacions. El idioma no és una barrera per a l'audiència gràcies a la traducció simultània. Els traductors han de ser intèrprets qualificats i existeixen especialistes en els diferents sectors de la indústria. A nivell de programari, el públic disposa d'una pestanya on poder triar l'idioma amb el que poder escoltar l'esdeveniment.

 

Xat

Un esdeveniment híbrid no significa limitar la participació del públic ja que la tecnologia actual permet disposar de Chat en viu, perquè l'audiència pugui interactuar durant l'esdeveniment. Es pot deshabilitar en qualsevol moment, i té l'opció d'enviar missatges grupals o privats.   

 

Enquestes

Un software professional per a esdeveniments híbrids disposa d'eines que permeten realitzar consultes en directe i conèixer els resultats al moment. És important que puguin realitzar les votacions de forma anònima, que és una de les opcions més demandades. El software emet un informe de votacions i l'anfitrió té l'opció de compartir resultats si ho vol. 

 

Realització en directe

Mitjançant els racks de realització es poden combinar diverses càmeres per emetre un directe més amè i professional. Existeixen també càmeres robotitzades mitjançant DNI, que s'operaran des del control i ofereixen una alta qualitat d'imatge. 

 

Organitzador d'Esdeveniments Virtuals

L'organitzador d'esdeveniments virtuals és una figura amb la capacitat d'organitzar un esdeveniment d'aquestes característiques. Gràcies a la seva experiència, pot oferir assessorament i realitzar una preproducció per garantir l'èxit de l'esdeveniment. Entre les seves funcions està la comprovació del lloc, configuració visual del directe, proposta i seguiment del disseny de continguts, assessorament en la contractació d'equips audiovisuals tant de vídeo, com d'àudio i il·luminació, o ser l'encarregat dels assaigs abans d'esdeveniments entre altres. funcions. Delegar l'organització d'un esdeveniment virtual, garanteix la fiabilitat i la professionalitat de l'acte. 

 

Assaig pre esdeveniment

És important realitzar assaigs abans del directe. Els ponents interactuen virtualment entre ells, i s'acostumen a l'entorn virtual on participaran posteriorment. Assaigen les entrades, sortides, realitzen la prova de compartir el seu escriptori si és el cas, i els tècnics audiovisuals comproben la connexió, qualitats d'imatge i so, i els presets de disseny multi pantalla per a intervencions amb contingut, o de diversos punts en pantalla. Un assaig abans de l'esdeveniment facilitarà el desenvolupament posterior del directe tant a nivell tècnic, com a nivell de coneixement de l'entorn híbrid per part dels ponents. 

 

Sostenibilitat

Un esdeveniment híbrid és molt més sostenible gràcies a minimitzar els desplaçaments tant de ponents com de públic (vehícles privats, autocars, avions...). Acostuma a passar el mateix en el consum de materials per a l'escenografia en el lloc de l'esdeveniment, ja que es redueix l'assistència del públic i els ponents, per tant es redueix la mida dels decorats, la il·luminació, i tot el que s'utilitza a l'àmbit escènic.

 

Grabació esdeveniment

L'esdeveniment pot gravar-se en diferents formats i qualitats, indagant abans la capacitat dels discos on estarà emmagatzemat, o amb els reproductors que es veuran. L'esdeveniment pot romandre en la xarxa per a posteriors visionats si es vol, o eliminar-lo al final de l’acte o passat un temps prudencial.  

 

Servidor dedicat

L'esdeveniment es pot retransmetre a la majoria de plataformes com YouTube, Facebook, Twitter, Vimeo, etcètera. Existeix la possibilitat de contractar un servidor de vídeo dedicat, que permet incrustar el directe a la pàgina web del client, atraient així a l'audiència cap al domini desitjat. 

 

Streaming per a esdeveniments

El Streaming per esdeveniments és una eina clau en la difusió de l'acte, ja que ha d'oferir una alta resolució de so i imatge, augmentant l'impacte i la difusió de l'esdeveniment. És important contractar empreses de lloguer de streaming per a esdeveniments, garantint la fiabilitat i la professionalitat de l'acte. 

 

Els esdeveniments presencials sempre tindran un plus quan es tracten de motivar empleats, presentacions de producte, etcètera, però els esdeveniments híbrids permeten arribar a més gent sense limitacions geogràfiques, i el software actual permet realitzar directes professionals i cada vegada més amenes, sense posar barreres a la creativitat.

 

MD Serveis Audiovisuals és especialista en oferir tota la tecnologia necessària per realitzar un esdeveniment híbrid, sense limitacions físiques o geogràfiques, per a una audiència cada cop més en línia i interactiva.

Contacta’ns per a més informació!