Consejos para realizar un Evento Híbrido

Si estas pensando en realizar un Evento Híbrido, esto es todo lo que necesitas saber:

Evento Híbrido

Un evento presencial es aquel que tiene lugar en un espacio físico y el público asiste presencialmente. Por el contrario, un Evento Virtual se realiza online y la audiencia está en línea de forma virtual. Un Evento Híbrido es la combinación de ambos, con ponentes y asistentes de forma presencial, pero también de manera virtual.

 

Diseño gráfico del evento

Es importante personalizar estéticamente el evento, con una colorimetría y unos gráficos acordes a la imagen del evento, el patrocinador o la línea corporativa de la empresa organizadora. Esto se consigue mediante el diseño gráfico de las cartelas de inicio, las ponencias, o los coffe breaks, descansos, e incluso consiguiendo la misma línea estética en los Power points de los ponentes mediante plantillas previamente facilitadas a estos. Un diseño cuidado y homogéneo, aporta una línea estética profesional al evento.

 

Patrocinio

Muchos eventos virtuales suelen estar patrocinados por empresas. Es por esto por lo que durante la preproducción se elaboran cartelas, o contenidos en vídeo para lanzarse entre intervenciones y publicitar la empresa que esponsoriza el evento (cortinillas). También se utiliza la “mosca”, que es el término que se utiliza en televisión para referirse al logotipo que aparece en una esquina de la pantalla, y que puede ubicarse arriba, abajo, izquierda o derecha, dependiendo de la estética o de la no interferencia visual en los contenidos.

 

Ponencias híbridas

Los ponentes pueden asistir de forma presencial, pero también de forma virtual. Cada vez existen menos limitaciones en la participación de los ponentes online, facilitando la emisión de sus contenidos, su traducción simultánea, o su interactuación.

 

Traducción simultánea

Mediante las conexiones en directo, los ponentes participan en el evento desde múltiples localizaciones. El idioma no es una barrera para la audiencia gracias a la traducción simultánea. Los traductores deben ser intérpretes cualificados y existen especialistas en los diferentes sectores de la industria. A nivel software, el público dispone de una pestaña donde poder elegir el idioma con el que poder escuchar el evento.

 

Chat

Un evento híbrido no significa limitar la participación de el público ya que la tecnología actual permite disponer de Chat en vivo, para que la audiencia pueda interactuar durante el evento. Se puede deshabilitar en cualquier momento, y tiene la opción de enviar mensajes grupales o privados.

  

Encuestas

Un software profesional para eventos híbridos dispone de herramientas que permiten realizar encuestas en directo y conocer los resultados al momento. Es importante que se puedan realizar las votaciones de forma anónima, que es una de las opciones más demandadas. El software te emite un informe de votaciones y el anfitrión tiene la opción de compartir resultados si lo desea.

 

Realización en directo

Mediante los racks de realización se puede combinar diversas cámaras para emitir un directo más ameno y profesional. Existen también cámaras robotizadas mediante DNI, que se operan desde control y ofrecen una alta calidad de imagen.

 

Organizador Eventos Virtuales

El organizador de eventos virtuales es una figura con la capacidad de organizar un evento de estas características. Gracias a su experiencia, puede ofrecer asesoramiento y realizar una preproducción que garantice el éxito del evento. Entre sus funciones está la comprobación del lugar, configuración visual del directo, propuesta y seguimiento del diseño de contenidos, asesoramiento en la contratación de equipos audiovisuales tanto de vídeo, cómo de audio e iluminación, o ser el encargado de los ensayos pre evento entre otras funciones. Delegar la organización de un evento virtual, garantiza la fiabilidad y profesionalidad del acto.

 

Ensayos pre evento

Es importante realizar ensayos antes del directo. Los ponentes interactúan virtualmente entre ellos, y se acostumbran al entorno virtual donde participaran posteriormente. Ensayan las entradas, salidas, realizan los test de compartir su escritorio si es el caso, y los técnicos audiovisuales comprueban la conexión, calidades de imagen y sonido, y los presets de diseño multi pantalla para intervenciones con contenido, o de diversos ponentes en pantalla. Un ensayo antes del evento facilita el posterior desarrollo del directo tanto a nivel técnico, cómo a nivel de conocimiento del entorno híbrido por parte de los ponentes.

 

Sostenibilidad

Un evento híbrido es mucho más sostenible gracias al ahorro de desplazamientos tanto de ponentes cómo de público (vehículos privados, autocares, aviones…). Suele ocurrir igual en el consumo de materiales para la escenografía en el lugar del evento, ya que se reduce la asistencia de público y ponentes, por consiguiente, se reduce el tamaño de los decorados, iluminación, y todo lo utilizado en el ámbito escénico.

 

Grabación evento

El evento puede grabarse en distintos formatos y calidades, indagando de ante mano la capacidad de los discos donde estará almacenado, o con que reproductores se visionará.  El evento puede permanecer en la red para posteriores visionados si se desea, o eliminar al finalizar o pasado un tiempo prudencial. 

 

Servidor dedicado

El evento se puede retransmitir en la mayoría de plataformas cómo YouTube, Facebook, Twitter, Vimeo, etcétera. Existe la posibilidad de contratar un servidor de vídeo dedicado, que permite incrustar el directo en la página web del cliente, atrayendo así a la audiencia hacia el dominio deseado.

 

Streaming para Eventos

El Streaming para Eventos es una herramienta clave en la difusión del evento, ya que debe ofrecer una alta resolución de sonido e imagen, aumentando el impacto y la difusión del evento. Es importante contratar empresas de alquiler de streaming para eventos, garantizando la fiabilidad y profesionalidad del acto.

 

Los eventos presenciales siempre tendrán un plus cuando se trata de motivar empleados, presentaciones de producto etcétera, pero los Eventos Híbridos permiten llegar a más gente sin limitaciones geográficas, y el software actual permite realizar directos profesionales y cada vez más amenos, sin poner barreras a la creatividad.

MD Servicios Audiovisuales es especialista en ofrecer toda la tecnología necesaria para realizar un evento híbrido, sin limitaciones físicas o geográficas, para una audiencia cada vez más en línea e interactiva.

Contáctanos para más información!