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5 claves para realizar un evento en un Venue

07-12-2021

La traducción de Venues es espacios. Venues es una palabra inglesa que en el sector de los eventos se utiliza para todos aquellos lugares que no son salas o hoteles. Podemos imaginar eventos en lugares tan singulares como bodegas, donde mediante una pre producción creativa, se puede cubrir perfectamente las necesidades del cliente convirtiéndose en el espacio ideal.

 

Creatividad sin límites

1- En cualquier espacio se puede celebrar un evento tanto particular como de empresa. Las posibilidades son infinitas tanto al aire libre como en el interior, y muchos lugares tienen la experiencia para llevarlos a cabo. Hablamos de bodegas, museos, parques y jardines, naves industriales, edificios emblemáticos, y un sinfín de posibilidades. Sólo hay que tener claro el tipo de celebración, el número de asistentes y las actividades que se quieren llevar a cabo.

Su singularidad no es sinónimo de facilidad, y requiere de proveedores profesionales que no limiten la creatividad del evento.



En preproducción aparecerán las ideas y sus consecuentes desafíos debidos a la singularidad del espacio, por lo que es indispensable contar con proveedores con la capacidad y experiencia necesaria para llevarlas a cabo. No limitar la creatividad es un factor clave a la hora de realizar un evento en un venue.

Reconversión del espacio

2- A nivel de equipos audiovisuales y decoración supone un reto, principalmente porque vamos a reconvertir un espacio especial, creando una nueva escenografía, y se debe mantener al máximo su originalidad. Hablamos de estética, fusionando el espacio con la empresa, la marca o el producto. Hay muchos factores que se deben valorar al reconvertir un espacio singular, cómo la iluminación del espacio, que va a cambiar su colorimetría, o los audiovisuales que utilizaremos como apoyo audiovisual, debido a que muchas de los venues, cuentan con ángulos muertos, o múltiples columnas que impiden la visibilidad del set principal donde ocurre el evento. Esto requiere de un apoyo audiovisual para hacer llegar tanto la imagen cómo el sonido a cualquier punto del espacio.



Trabajar en un venue requiere de profesionales que ofrezcan producción técnica y asesoramiento, porque esto se va a traducir en una buena planificación del evento, y una reconversión no invasiva para mantener la estética del venue.

 

Control de los tiempos

3- Iberian MICE Forum realizó un sondeo entre Event Planners donde se ha revelado que el 100% de los encuestados dice que la localización y la accesibilidad condicionan la elección. Un 71% de los encuestados prefiere celebrar cenas de gala y fiestas nocturnas en estos espacios, y no en las salas de un hotel. La encuesta se hizo entre más de 100 profesionales del sector, reunidos en la presentación del Venues Connect Forum. Un 50% de los encuestados se decantan por Venues en el caso de reuniones o lanzamientos de producto, con duraciones que no superan el mediodía o jornada completa. El estudio estuvo dinamizado por Jordi Nexus mediante la plataforma Sparkup y nos facilita datos muy útiles para las empresas del sector servicios. El hecho de no superan el mediodía o jornada completa, implica condensar las posibles actuaciones, los efectos wow, las ponencias, presentaciones, catering, sorteos, regalos, emisión de contenidos o gamificación entre otros. A esto se debe añadir tiempos de montaje y ensayos pre acto para realizar un evento espectacular. La producción en este tipo de eventos será clave a la hora de controlar los tiempos, y esta función recae sobre el event planner, figura imprescindible y metrónomo del evento. Su experiencia se traducirá en una buena planificación del evento, y un total control sobre los tiempos a modo de escaletas de montaje y de acto, coordinando incluso factores cómo transportes, horarios de descarga, catering para los técnicos de montaje, etcétera.

 

Dificultad Vs Calidad

4- MD Servicios Audiovisuales ha trabajado en múltiples venues, y desde nuestra experiencia, la singularidad del espacio no puede limitar la calidad. Muchos espacios no suelen estar preparados para la magnitud del evento. Hablamos de potencia a nivel de corriente, falta de aire acondicionados, complejidad del espacio, mala sonoridad, ángulos visuales muertos, falta de espacios contiguos al evento principal, etcétera. Hoy en día contar con buenos partners implica dar soluciones a cualquier dificultad. Hemos asistido a grandes eventos donde se han instalado aires acondicionados de alquiler, o se han traído generadores eléctricos con capacidad de suministrar las potencias requeridas. Hemos sonorizado con una alta nitidez de sonido tanto grandes espacios al aire libre, cómo lugares complejos por su mala acústica. Y hemos comprobado como la falta de espacios contiguos para la preparación de catering, o para realizar cocteles, han sido reubicadas creativamente sin impedir la profesionalidad del acto. Un espacio singular no ha de ser sinónimo de baja calidad, y a pesar de las dificultades que puedan presentarse, se pueden solventar con empresas profesionales, y que cuenten con la experiencia necesaria para trabajar en venues.

 

Venue, un escenario único

5- La clave del evento está en comprender que el evento será especial, porque el lugar aporta interés, valor a la marca y emociones. Por ello la elección del venue requiere de muchos factores, algunos de ellos anteriormente mencionados, cómo son el equipamiento general del Venue a nivel de espacios, potencias de suministros, facilidades de montaje y descargas, capacidades de asistencia, tipología del acto, etcétera. Pero existe también un vinculo emocional con el venue, con la capacidad de convertirse en un escenario único, perdurable en el recuerdo de tus asistentes, y aportando valor a tu marca. Y este factor es primordial, y de aquí la importancia de su elección.



Los proveedores deben tener la capacidad de aportar las sensibilidades que requiera el evento, entender la parte emocional del acto, trabajando con un plus estético, y de comprensión del espacio.

MD Servicios Audiovisuales ha iluminado múltiples venues, adaptando la iluminación al entorno, muchos de ellos catalogados como monumentos histórico artísticos de interés nacional. Hemos sonorizado infinidad de espacios, con una calidad acústica profesional, y disponemos de todos los equipos audiovisuales para crear escenografías atractivas que se adaptan al espacio, cómo pantallas LED, proyectores láser, pantallas y monitores.

Ofrecemos asesoramiento y producción técnica, y nos implicamos al máximo en los proyectos.

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