5 claus per fer un esdeveniment en un Venue

La traducció de Venues és espais. Venues és una paraula anglesa que al sector dels esdeveniments s'utilitza per a tots aquells llocs que no són sales o hotels. Podem imaginar esdeveniments en llocs tan singulars com cellers, on mitjançant una producció creativa, es pot cobrir perfectament les necessitats del client convertint-se en l'espai ideal.

Creativitat sense límits

1- A qualsevol espai es pot fer un esdeveniment tant particular com d'empresa. Les possibilitats són infinites tant a l'aire lliure com a l'interior, i molts llocs tenen l'experiència per fer-los. Parlem de cellers, museus, parcs i jardins, naus industrials, edificis emblemàtics, i una infinitat de possibilitats. Només cal tenir clar el tipus de celebració, el nombre d'assistents i les activitats que es volen fer.
La seva singularitat no és sinònim de facilitat, i requereix proveïdors professionals que no limitin la creativitat de l'esdeveniment.



En preproducció apareixeran les idees i els seus conseqüents desafiaments deguts a la singularitat de l'espai, per la qual cosa és indispensable comptar amb proveïdors amb la capacitat i l'experiència necessària per dur-les a terme. No limitar la creativitat és un factor clau a l'hora de fer un esdeveniment en un venue.

 

Reconversió de l'espai

2- A nivell d'equips audiovisuals i decoració suposa un repte, principalment perquè reconvertirem un espai especial, creant una nova escenografia, i s'ha de mantenir al màxim la seva originalitat. Parlem d´estètica, fusionant l´espai amb l´empresa, la marca o el producte. Hi ha molts factors que s'han de valorar en reconvertir un espai singular, com la il·luminació de l'espai, que canviarà la colorimetria, o els audiovisuals que utilitzarem com a suport audiovisual, pel fet que moltes dels venues compten amb angles morts, o múltiples columnes que impedeixen la visibilitat del set principal on passa l'esdeveniment. Això requereix un suport audiovisual per fer arribar tant la imatge com el so a qualsevol punt de lespai.





Treballar en un venue requereix professionals que ofereixin producció tècnica i assessorament, perquè això es traduirà en una bona planificació de l'esdeveniment, i una reconversió no invasiva per mantenir l'estètica del venue.

 

Control dels temps

3- Iberian MICE Forum va fer un sondeig entre Event Planners on s'ha revelat que el 100% dels enquestats diuen que la localització i l'accessibilitat condicionen l'elecció. Un 71% dels enquestats prefereixen celebrar sopars de gala i festes nocturnes en aquests espais, i no pas a les sales d'un hotel. L'enquesta es va fer entre més de 100 professionals del sector, reunits a la presentació del Venues Connect Forum. Un 50% dels enquestats es decanten per Venues en el cas de reunions o llançaments de producte, amb durades que no superen el migdia o la jornada completa. L'estudi va estar dinamitzat per Jordi Nexus a través de la plataforma Sparkup i ens facilita dades molt útils per a les empreses del sector serveis. El fet de no superar el migdia o jornada completa implica condensar les possibles actuacions, els efectes wow, les ponències, presentacions, càtering, sorteigs, regals, emissió de continguts o gamificació entre d'altres. A això cal afegir temps de muntatge i assaigs pre acte per fer un esdeveniment espectacular. La producció en aquest tipus d'esdeveniments serà clau a l'hora de controlar els temps i aquesta funció recau sobre l'event planner, figura imprescindible i metrònom de l'esdeveniment. La seva experiència es traduirà en una bona planificació de l'esdeveniment, i un total control sobre els temps com a escaletes de muntatge i d'acte, coordinant fins i tot factors com transports, horaris de descàrrega, càtering per als tècnics de muntatge, etcètera.

 

Dificultat Vs Qualitat

4- MD Serveis Audiovisuals ha treballat en múltiples venues, i des de la nostra experiència, la singularitat de lespai no pot limitar la qualitat. Molts espais no solen estar preparats per a la magnitud de lesdeveniment. Parlem de potència a nivell de corrent, manca d'aire condicionats, complexitat de l'espai, mala sonoritat, angles visuals morts, manca d'espais contigus a l'esdeveniment principal, etcètera. Avui dia comptar amb bons partners implica donar solucions a qualsevol dificultat. Hem assistit a grans esdeveniments on s'han instal·lat aires condicionats de lloguer o s'han portat generadors elèctrics amb capacitat de subministrar les potències requerides. Hem sonoritzat amb una alta nitidesa de so tant grans espais a l'aire lliure com llocs complexos per la seva mala acústica. I hem comprovat com la manca d'espais contigus per a la preparació de càtering, o per fer còctels, han estat reubicades creativament sense impedir la professionalitat de l'acte. Un espai singular no ha de ser sinònim de baixa qualitat, i malgrat les dificultats que puguin presentar-se, es poden solucionar amb empreses professionals, i que comptin amb lexperiència necessària per treballar en venues.

Venue, un escenari únic

5- La clau de l'esdeveniment és comprendre que l'esdeveniment serà especial, perquè el lloc aporta interès, valor a la marca i emocions. Per això l'elecció del venue requereix molts factors, alguns anteriorment esmentats, com són l'equipament general del Venue a nivell d'espais, potències de subministraments, facilitats de muntatge i descàrregues, capacitats d'assistència, tipologia de l'acte, etcètera. Però també hi ha un vincle emocional amb el venue, amb la capacitat de convertir-se en un escenari únic, perdurable en el record dels teus assistents, i aportant valor a la teva marca. I aquest factor és primordial, i per això la importància de la seva elecció.



Els proveïdors han de tenir la capacitat d aportar les sensibilitats que requereixi l esdeveniment, entendre la part emocional de l acte, treballant amb un plus estètic i de comprensió de l espai.

MD Serveis Audiovisuals ha il·luminat múltiples venues, adaptant la il·luminació a l'entorn, molts catalogats com a monuments històric artístics d'interès nacional. Hem sonoritzat infinitat d'espais, amb una qualitat acústica professional, i disposem de tots els equips audiovisuals per crear escenografies atractives que s'adapten a l'espai, com ara pantalles LED, projectors làser, pantalles i monitors.

Oferim assessorament i producció tècnica, i ens impliquem al màxim en els projectes.

Contacta'ns per a més informació!

Fes clic aquí si vols saber més sobre com minimitzar l'impacte visual en determinats entorns